Sistema di asset management e inventario per il Parlamento Nazionale di Trinidad e Tobago

OBIETTIVI

Lo scopo principale del progetto è l’implementazione di un Asset Management System (AMS) per la gestione dei beni di proprietà del parlamento di Trinidad and Tobago. 

In particolare, gli obiettivi prefissati sono i seguenti: 

• Inventario dei beni di proprietà
• Tagging dei beni con codice univoco e barcode
• Sviluppo di una metodologia di classificazione dei beni
• Valutazione del rischio associato a ciascun bene ed elenco dei beni da assicurare
• Disegno del sistema AMS: architettura, tecnologie, software, interfacce
• Sviluppo, installazione e test del sistema AMS, inclusivo delle applicazioni per l’inventario dei beni, la gestione dei dati raccolti e la loro condivisione
• Corsi di formazione
• Manutenzione del sistema

DEBRIEF E PROCESSO DI SVILUPPO

Il progetto è stato eseguito seguendo una metodologia a cascata, con macro-fasi sequenziali all’interno delle quali sono state individuate attività specifiche per raggiungere gli obiettivi pianificati e consegnare i prodotti richiesti nei tempi predefiniti.  

Le macro-fasi identificate come basilari per lo sviluppo del progetto sono state:  

• Analisi dello stato attuale, con uno studio della situazione corrente prima dell’inizio del progetto nei confronti dei dati disponibili, le applicazioni software, l’infrastruttura hardware, la conoscenza di dominio degli utenti coinvolti e la struttura operativa del Parlamento di Trinidad e Tobago 
• Disegno delle varie componenti del progetto, fase che include  
  1. il modello di classificazione dei beni,
  2. la definizione del codice univoco per il barcode da applicare ai beni inventariati,
  3. il workflow per l’esecuzione dell’inventario dei beni,
  4. la divisione in aree di intervento e squadre di lavoro,
  5. l’architettura del sistema AMS,
  6. il modello dati per strutturare il database,
  7. l’analisi dei requisiti funzionali del sistema AMS,
  8. l’identificazione del software necessario, desktop e web based,
  9. la progettazione dell’infrastruttura hardware comprendente i dispositivi tablet e mobile per automatizzare l’inventario e i server per l’applicazione web di condivisione delle informazioni,
  10. un piano di formazione per gli utenti.

• Implementazione delle attività identificate nel disegno, incluse: 
1. la realizzazione dell’inventario,
2. l’identificazione, tagging e classificazione dei beni,
3. l’identificazione dei beni da assicurare,
4. la modellazione fisica del database,
5. l’inserimento dei dati nel database,
6. lo sviluppo, la personalizzazione e l’installazione su tablet dell’applicazione per l’esecuzione dell’inventario, del software desktop per la gestione dei dati raccolti e della piattaforma web di condivisione
7. l’esecuzione delle attività di formazione.

Oltre alle fasi principali, sono state pianificate e previste delle operazioni pre-progetto e post-progetto.  

In fase pre-progettuale, le attività di inizializzazione hanno incluso una riunione di kick-off, per permettere la conoscenza degli attori coinvolti e definire la strutturazione del progetto. Sono stati condivisi gli obiettivi specifici da raggiungere, la metodologia di esecuzione prevista e il work-plan pianificato, contenente le attività identificate con il relativo calendario e le milestones. 

In fase post-progettuale, le attività di supporto hanno incluso la presenza di un consulente locale, punto di riferimento per il chiarimento di eventuali incomprensioni relative all’utilizzo della tecnologia utilizzata, un help-desk a distanza per la soluzione di problematiche inerenti il software e un servizio di aggiornamento delle applicazioni installate. 

CARATTERISTICHE

L’asset management system sviluppato da GeneGIS GI si fonda sulla suite Open Source denominata FileMaker, nelle tre versioni previste: raccolta dati (versione tablet), gestione dati (desktop), condivisione dati (web).  

Il software Filemaker Mobile è installato su tablet e consente la raccolta dati con l’aiuto di form personalizzate, configurate con valori di default, liste predefinite e attributi correlati.  

Il software permette inoltre l’inserimento di immagini e il calcolo automatico del barcode da applicare al bene inventariato, definito con un codice derivato dal tipo di bene in base al modello di classificazione.  

La stampa del barcode avviene in loco, grazie all’utilizzo di stampanti portatili, e il barcode viene applicato sul bene attraverso carta adesiva.  

Terminate le operazioni di inventario, l’utente di raccolta carica i dati in un’apposita area file e l’operazione di inserimento dei dati nel database centrale di AMS viene effettuata da un utente di gestione, che controlla la validità del dato raccolto attraverso il software FileMaker Desktop.  

I dati archiviati nel database vengono condivisi grazie alla piattaforma web AMS, controllata dal software FileMaker Web.  

La piattaforma web è ad accesso interno. Gli utenti del Parlamento possono connettersi al sistema con le proprie credenziali individuali e, in base al ruolo, ricevere autorizzazione a utilizzare determinate funzioni e dati. Le funzioni fornite sono: ricerca (codice, tipo, zona, etc.), stampa, creazione grafici, ecc. Per interagire con il sistema, gli utenti possono utilizzare i comuni browser Internet (Microsoft Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Mac Safari) senza bisogno di installazioni locali o plug-in aggiuntivi. 

L’applicazione DBMS individuata per la gestione del database è stata PostgreSQL con estensione PostGIS per i dati spaziali.  

Il sistema web AMS è stato installato su un server locale e configurato con un layout conforme alle regole di visualizzazione dell’organizzazione (font, colore, logo, scopi, news, contatti, ecc.).  

Infine, sono state effettuate le attività di formazione previste nel piano, implementando sia corsi teorici in aula, sia esercizi pratici su casi reali, con sessioni dedicate ai ruoli specifici individuati: utente, amministratore dei dati, amministratore del sistema. 

VANTAGGI COMPETITIVI

Il Parlamento di Trinidad e Tobago ha potuto contare sulla profonda esperienza internazionale di GeneGIS GI nello sviluppo di asset management system e database basati su tecnologia open source. GeneGIS GI ha messo a disposizione del cliente tutta la sua conoscenza delle tecnologie utilizzate per lo sviluppo delle necessarie applicazioni personalizzate.